第一条 为规范学校资产采购合同管理，防范合同风险，保障学校合法权益，依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国政府采购法实施条例》以及《上海师范大学天华学院资产管理办法》《上海师范大学天华学院常备供应商管理办法（试行）》等法律法规和学校制度，结合民办高校办学特点（决策高效、成本可控、聚焦教学服务），特制定本办法。
第二条 本办法所称‘资产采购合同’，是指学校为开展教学、科研、行政办公等活动，采购货物（如教学设备、实验耗材、办公用品等）、工程（如校园设施维修、设备安装等）、服务（如采购代理、设备维保等）所订立的，涉及交易金额或明确权利义务的书面协议，包括主合同、补充协议、订单及对合同的批复文件。
第三条 资产采购合同管理遵循‘合规优先、权责明确、效率兼顾、风险可控’原则，兼顾民办高校办学自主权与规范管理要求。重大采购合同需纳入学校‘三重一大’决策范围，涉及大额经费的，需经理事会审议。
第四条 学校资产采购合同管理过程中，涉及国家秘密、商业秘密及学校内部采购定价、供应商评价等信息的，相关工作人员不得以任何形式擅自泄露。
第二章 合同事务机构及其职责
第五条 学校资产采购合同事务由合同承办机构与合同归口管理机构分工负责，因无综合事务机构，故管理链条得以简化，进而提升民办高校决策效率：
（一）合同承办机构：指具体负责资产采购项目的校内二级机构（如教务处、科研处、各二级学院、行政职能部门），主要职责包括：
开展供应商资信调查，具体参照《常备供应商管理办法》，核查营业执照、履约能力及过往合作记录等情况；
组织资产采购合同谈判，并详细记录谈判过程及核心条款，如价格、质保期、交付时间等；
起草合同文本，确保条款既符合采购需求，又契合学校成本控制要求；
督促合同相对方履行义务，跟踪合同履行进度；
处理合同履行过程中出现的一般纠纷，对于重大纠纷，则需及时上报归口管理机构；
负责合同及相关材料（招投标文件、验收报告等）的备案与归档；
指定本部门合同承办人（须为学校正式聘用在岗人员），承办人变动时做好交接。
（二）合同归口管理机构：资产设备处为学校资产采购合同唯一归口管理机构，统筹全校资产采购合同管理，主要职责包括：
审核资产采购合同示范文本（如教学设备采购合同、维修工程合同），明确核心条款（标的、价款、违约责任、争议解决）；
审核承办机构拟定合同，审核合同条款的合规性、完整性，并排查风险点；
组织单份金额达10万元及以上的重大资产采购合同的法务审核（联合审计法务处开展）；
负责学校资产采购合同专用章的管理工作，监督用印流程的规范性；
对合同履行过程中的异常情况进行监控，并协调开展风险处置工作；
构建全校资产采购合同台账体系，统筹安排合同备案与归档工作；
配合理事会、纪检部门开展资产采购合同监督检查。
第六条 合同承办人作为资产采购合同管理的直接责任主体，需全程参与合同谈判、拟定、送审、履行及归档工作，对合同文本的真实性与合规性负责；若承办人工作发生变动，其所在部门需在3个工作日内确定新的承办人，原承办人应移交完整的合同资料。
第三章 合同类型与归口管理
第七条 学校资产采购合同依据采购内容划分为三类，统一由资产设备处归口管理，以避免因多部门分管而造成的效率低下问题：
（一）货物采购合同：包括教学设备（实验仪器、多媒体设备）、办公耗材（打印纸、文具）、图书教材等采购合同，承办机构为使用部门（如二级学院、教务处）；
（二）工程采购合同：包括校园设施维修、设备安装调试、小型改造工程等合同，承办机构为后勤处或使用部门；
（三）服务采购合同：涵盖采购代理服务、设备维保、检测校准等与资产采购相关的服务合同，承办机构为需求部门。
第八条 涉及多部门的资产采购合同（如跨学院共用教学设备采购），由主要使用部门担任承办机构；若承办机构不明确，则由资产设备处协调确定。
第九条 授权管理：
（一）单份金额低于10万元的资产采购合同，承办部门可依据本办法自行起草、审核，但需报资产设备处备案；
（二）无明确标的金额的框架采购协议（如年度办公耗材供应协议），由资产设备处负责牵头起草，报校长办公会审议通过后签署。
第四章 合同谈判与文本起草
第十条 资产采购合同谈判由承办机构牵头，单份金额大于或等于10万元的，需联合资产设备处参与；单份金额大于或等于50万元的，需邀请审计法务处、财务处共同参与，以确保价格公允、条款合规。
第十一条 谈判前，承办机构需完成供应商资信调查，重点核查：
（一）营业执照及统一社会信用代码（用以确保主体资格合法）；
（二）行业专项资质（例如，教学设备需具备CCC认证、维修工程需具备建筑业企业资质）；
（三）近两年与高校合作的履约记录（应优先选择《常备供应商库》内供应商）；
（四）财务状况：需提供近1年财务报表，避免与经营异常企业开展合作。
第十二条 资产采购合同文本应优先采用以下模板，以确保条款完整：
（一）国家或上海市主管部门发布的示范文本（如政府采购货物合同示范文本）；
（二）学校审计法务处制定的专用模板（针对教学设备、维修工程等高频采购场景）；
（三）非标合同（如特殊科研设备采购合同）须经资产设备处、审计法务处双重审核。
第十三条 资产采购合同需明确以下核心条款，避免模糊约定导致纠纷：
（一）合同主体信息（包括名称、地址、联系人、联系电话，且需与营业执照信息一致）；
（二）标的详情（涵盖货物型号、数量、质量标准；工程范围、工期；服务内容、期限）；
（三）价款及支付方式（明确金额、发票类型 〈如增值税专用发票>支付节点 < 如到货验收后付 90%）；
（四）履行期限、地点（例如设备交付至某教学楼实验室，维修工程完工时间）；
（五）验收标准（例如教学设备需符合国家行业标准，并提供检测报告）；
（六）违约责任（例如延迟交付的违约金计算方式、质量不合格时的退换货条款）；
（七）争议解决方式约定 “学校所在地人民法院”；
（八）生效条件（双方签字盖章后生效）及签订日期。
第十四条 资产采购合同不得约定以下内容：
（一）超出学校职权范围的承诺（如为供应商提供债务担保）；
（二）违反税法规定的发票相关约定（如要求开具与实际交易不符的发票）；
（三）损害学校利益的格式化条款（如免除供应商主要违约责任）。
第五章 合同文本的审批与签署
第十五条 资产采购合同审批依据金额进行分级，简化小额审批流程，强化大额审批管控：
（一）单份金额≤1 万元：承办机构正职领导审签→资产设备处审批→学校采购工程合同专用章签署→资产设备处备案；
（二）1万元＜单份金额＜10 万元：承办机构正职领导审签→校主管领导审批签署（学校采购工程合同专用章）→资产设备处备案；
（三）10 万元≤单份金额＜50 万元：承办机构正职领导审签→学校资产采购委员会审议→审计法务处审核（合规性、风险点）→校主管领导审批签署（学校采购工程合同专用章）→资产设备处备案；
（四）单份金额≥50 万元：承办机构负责人审核→资产采购委员会审议→审计法务处审核→校长或授权分管校领导签署→理事会审批；
（五）涉及 “三重一大”事项的资产采购合同（如整体教学设备更新项目），无论金额大小，均需经理事会审议。
第十六条 合同审批时，需提交以下材料：
（一）合同草拟文本（含电子版本）；
（二）供应商资信材料（包括营业执照、资质证书复印件）；
（三）招投标文件（适用于通过招标产生的采购项目）；
（四）资产设备处要求提供的其他材料（如价格对比表）。
第十七条 审计法务处在对资产采购合同进行审核时，重点关注以下方面：
（一）合同条款是否符合法律法规及学校相关制度；
（二）合同是否存在重大风险（例如付款条件不合理、违约责任不对等）；
（三）合同中的争议解决方式是否明确，且有利于学校。
第十八条 若合同条款发生实质性变更（例如标的、价款、履行期限变更），则需重新履行审批程序；对于非实质性变更（例如联系人变更），由承办机构进行备案即可。
第十九条 关于印章管理：
（一）资产采购合同必须使用学校的‘采购工程合同专用章’，由专人负责保管并登记用印；
（二）对于无金额的框架采购协议、补充协议（仅涉及联系人变更等情况），应使用学校公章，并按照学校公章管理规定办理；
（三）合同必须加盖骑缝章，以避免页面替换风险；同时，禁止在空白合同页盖章。
第六章 合同履行
第二十条 承办机构需对资产采购合同的履行进行全程监控，重点跟踪以下方面：
（一）货物交付进度（例如教学设备是否按照约定时间到货）；
（二）工程质量与工期（例如：维修工程是否达到验收标准）；
（三）服务履约情况（例如：维保服务是否及时提供响应）；
（四）发票开具与交付（应确保发票类型与合同约定相符，符合退税条件的需索取增值税专用发票）。
第二十一条 承办机构应建立合同履行台账，记录关键节点（例如：到货时间、验收时间、付款时间），并收集履约证据（包括验收单、确认函、往来函件）。
第二十二条 出现以下合同履行异常情形时，承办人应在24小时内向承办机构负责人及资产设备处报告，必要时应征求审计法务处意见：
（一）供应商延迟交付、质量不达标或拒绝履行；
（二）供应商经营状况恶化（如被列入经营异常名录），可能丧失履约能力；
（三）学校因经费调整、需求变更无法按约履行；
（四）发生不可抗力（如自然灾害）影响合同履行；
（五）供应商提出变更或解除合同；
（六）其他可能损害学校利益的情形。
第二十三条 对于涉及经费支出的资产采购合同，若出现履行异常情况，承办机构应立即向财务处申请暂停付款，以避免损失扩大；异常情况解决后，凭资产设备处出具的《恢复履行确认单》重启付款流程。
第七章 合同的备案与归档
第二十四条 资产采购合同签署后的3个工作日内，承办机构需通过学校‘资产采购管理系统’进行备案，并上传以下材料：
（一）已签字盖章的合同扫描件（含骑缝章页面）；
（二）采购申请、审批表、供应商资信材料；
（三）招投标文件（如有）。
第二十五条 合同完成备案后，备案表单将作为财务报销的必要凭证；若资产采购合同未备案，财务处不得办理付款。
第二十六条 归档管理：
（一）承办机构需妥善保管合同原件，并在合同履行完毕后的1个月内，将以下材料移交至资产设备处归档：合同原件、补充协议、验收报告、付款凭证、争议解决材料（如有）；
（二）资产设备处按照‘采购项目 + 年份’进行分类归档，保管期限如下：
货物采购合同：保管期限至资产报废后2年；
工程采购合同、服务采购合同：保管期限不少于10年；
（三）涉密资产采购合同（如特殊科研设备），按学校保密规定单独归档，限制查阅权限。
第八章 监督检查与责任追究
第二十七条 资产采购合同的监督检查工作由资产设备处牵头，联合审计法务处、纪检部门、财务处共同开展，每学年至少开展1次，重点检查以下内容：
（一）合同审批程序合规性（是否按金额分级审批）；
（二）合同履行完整性（是否按约定验收、付款）；
（三）档案归档及时性（归档是否齐全、规范）；
（四）供应商履约评价（供应商是否纳入《常备供应商库》进行动态管理）。
第二十八条 检查结果应向校长办公会、理事会报告。对于发现的问题（如未备案合同、违规用印），责令承办机构在 15 个工作日内完成整改。
第二十九条 学校工作人员在资产采购合同管理工作中，若出现下列情形之一，且导致学校损失的，依规追究责任；涉嫌违法的，移交司法机关：
（一）未经审批擅自签署合同，或超越授权范围签订合同；
（二）隐瞒供应商资信问题（例如，明知供应商失信仍与其合作）；
（三）与供应商串通，损害学校利益（例如，虚增合同金额、接受回扣）；
（四）泄露合同涉密信息，进而导致学校损失；
（五）出现履行异常情况未及时报告，导致损失扩大；
（六）未按规定归档合同资料，致使在发生纠纷时无法举证。
第三十条 因承办人故意或重大过失导致学校经济损失的，学校有权要求其承担部分或全部赔偿责任。
第九章 附则
第三十一条 本办法未尽事宜，与国家法律法规冲突的，从其规定。
第三十二条 本办法由资产设备处负责解释，经校长办公会审议、理事会批准后，自发布之日起施行。
上海师范大学天华学院
资产设备管理处
2025 年 9 月 25 日