第一条 总则

为规范学校采购管理工作，确保采购过程公平、公正、透明，依据《中华人民共和国政府采购法实施条例》《中华人民共和国招标投标法》等相关法律法规，结合学校实际需求，建立常备供应商库，筛选优质且稳定的供应商资源，强化合规管理工作，制定本办法。

第二条 适用范围

本办法适用于学校各类物资及服务采购中供应商的准入、动态管理、选择使用及退出等全流程管理，包括但不限于教学设备、耗材、办公用品、教材图书，以及服务类（如餐饮、物业、维修等）和其他采购项目。

第三条 基础资质

1.具备独立法人资格，持有合法有效的营业执照及相关行业行政许可资质（若涉及特殊行业）；

2.近三年无重大违法记录（以“国家企业信用信息公示系统”查询结果为准），具备履行合同所需的设备设施、技术团队及生产 / 服务能力；

3.依法缴纳税收和社会保险（提供近 6 个月纳税证明及社保缴纳凭证），财务状况良好（提供近 1 年财务报表或第三方审计报告）。

第四条 合作表现

1.近 3 年履约记录良好，无重大质量事故、违约毁约行为，交货 / 服务准时率不低于 95%；

2.所提供的产品及服务价格符合市场公允标准，满足学校成本控制需求，不存在哄抬价格、价格垄断等违规行为；

3.拥有完善的售后服务体系，售后响应时间规定为：一般问题不超过24小时，紧急问题不超过4小时；

4.具有持续改进能力，近 2 年有产品升级、服务优化等相关证明材料（如技术专利、客户满意度提升报告等）。

第五条 专项资质要求

1.教学设备及器材：需提供产品生产许可证、国家强制性产品认证（CCC 认证，如适用）及质量检测报告；

2.教材及图书：需持有《出版物经营许可证》（含批发或零售资质，根据采购需求匹配）；

3.餐饮服务：需提供《食品经营许可证》，从业人员需持有效健康证明，食堂类供应商还须具备食品安全等级 B 级及以上资质；

4.维修服务：需提供对应设备维修资质证书（如电梯维修需《特种设备安装改造维修许可证》）；

5.特种设备（如电梯等）：需提供《特种设备经营许可证》及国际 / 国内权威认证（如 ICAS、CAS、ISO9001 质量管理体系认证等）。

第六条 提交申请

供应商申请准入需提交以下材料（加盖公章，复印件需注明 “与原件一致”）：

1.《上海师范大学天华学院常备供应商准入申请表》（包含供应商基本信息、主营产品/服务、合作意向等内容）；

2.资质证明材料：营业执照副本、行业专项资质证书、纳税与社保缴纳证明、财务报表；

3.业绩材料：近3年与高校或事业单位合作的合同复印件（至少3份，单份合同金额不低于5万元）、客户评价反馈；

4.《无重大违法记录声明函》（格式由学校采购部门提供）；

5.售后服务方案（含响应机制、维修周期、质保承诺等）。

第七条 审核流程

1.初步审核：资产处在收到申请材料后5个工作日内，核查材料的完整性与合规性，对不符合要求的材料一次性告知补充；

2.实地考察：对初步审核通过的供应商，由资产处牵头，联合后勤处、使用部门（如教学设备类联合教务处）组成考察组，在15个工作日内开展实地考察，重点核查生产/服务场地、设备设施、技术团队及质量管控体系，形成《实地考察报告》；

3.综合评估：考察组依据‘资质合规性（30%）、履约能力（25%）、售后服务（20%）、价格合理性（15%）、过往业绩（10%）’评分标准进行量化评估，满分100分，80分及以上为合格；

4.审批入库：将合格供应商名单及评估材料提交至学校资产采购委员会审议，审议通过后，于学校官网公示3个工作日。若无异议，则将其纳入常备供应商库，由资产处发放《准入通知书》，并建立供应商档案。

第八条 回避原则

采购人员及相关工作人员若与供应商存在以下利害关系，应当主动回避；若未主动回避，学校有权责令其回避：

1.近 3 年内与供应商存在劳动关系，或担任供应商法定代表人、董事、监事、高级管理人员；

2.与供应商法定代表人或主要负责人存在夫妻关系、直系血亲关系（父母、子女等）、三代以内旁系血亲关系（叔侄、表亲等）或近姻亲关系；

3.本人或其近亲属持有供应商股权（持股比例≥5%），或存在其他直接 / 间接经济利益关联；

4.其他可能影响采购公平公正的利害关系。

5.若供应商认为采购人员存在上述情形，可在审核或采购过程中向资产处提交书面回避申请，并附上相关证明材料。资产处应在3个工作日内核实，并书面答复处理结果。

6.关联交易管理严格遵循《上海师范大学天华学院关联交易管理制度（试行）》相关规定。

第九条 动态管理、惩罚措施及选择方式

（一）准入后动态管理

1.日常监督：资产处构建供应商履约档案，实时记录供应商在合同履行过程中的表现，涵盖交货/服务准时率、质量抽检结果、售后服务响应速度、投诉处理情况等，作为动态评估的依据；

2.定期评估：每年12月，资产处联合财务处、使用部门、纪委、监察委组成评估小组，依据第七条第 3 款的评估指标，对所有在库供应商进行年度综合评估。评估结果将根据供应商在产品质量、供货及时性、服务态度、成本控制、创新能力等方面的综合表现，划分为“优秀（90 分及以上）、合格（70-89 分）、不合格（70 分以下）”三个等级。评估完成后，结果将在学校官网公示 5 个工作日，以确保透明度和公正性。

3.信息报备：供应商若发生资质变更（如营业执照到期、专项资质升级/注销）、股权结构调整、生产经营地址变更等重大事项，需在变更后的10个工作日内以书面形式告知资产处，并提交更新后的资质材料。未及时报备导致采购风险的，由供应商承担全部责任。

（二）阶梯式惩罚措施

根据供应商违规行为的严重程度，采取以下惩罚措施：

1.轻微违规（如单次售后服务响应延迟但 24 小时内补救、质量抽检 1 项指标轻微不达标但立即整改）：由资产处出具《警告通知书》，责令 3 个工作日内整改，整改情况纳入年度评估；

2. 一般违规情形（例如累计2次轻微违规、单次延迟交付超过3个工作日、因质量问题导致小范围影响教学或办公）：暂停供应商准入资格3至6个月（具体期限依据违规情节确定），暂停期间不得参与学校任何采购项目。暂停期满后，需重新提交资质材料及整改报告，经审核合格后方可恢复资格；

3. 严重违规情形（例如提供虚假材料骗取准入资格、累计3次一般违规、交付产品或服务存在重大质量问题导致教学中断或安全事故、擅自将合同转包或分包给第三方、被市场监管部门列入经营异常名录或失信被执行人名单）：立即移出常备供应商库，列入‘黑名单’，自移出之日起3年内不得申请准入或参与学校任何采购项目，违规情况同步抄送上海市教育系统采购管理平台。

（三）库内供应商选择方式

学校开展采购活动时，应优先从常备供应商库中选择合作对象，具体选择方式根据采购金额及项目类型确定：

1.小额零星采购（单批次预算金额＜5万元）：可采用“询价采购”方式，从库内同品类供应商中发布询价通知，或在符合项目需求的供应商中择优选取3家及以上进行询价比较，依据报价、过往履约记录确定合作方；若同品类库内供应商不足3家，可由资产处审核新增符合条件的临时供应商，采购完成后需将临时供应商信息报备资产采购委员会；

2.中等金额采购（单批次预算金额5 - 10万元）：采用“竞争性谈判”或“竞争性磋商”方式，从库内筛选5家及以上符合项目要求的供应商参与，评审小组综合考量价格、质量、服务、履约能力后确定中标方；

3.大额采购（单批次预算金额≥10万元）：采用“邀请招标/公开招标”方式，招标公告需明确“优先邀请常备供应商库内符合资质的供应商参与”，库内供应商满足招标要求的，不得无故排除其投标资格。若库内无符合要求的供应商，需经资产采购委员会审议后，方可面向库外公开招标；

4.框架协议采购（如年度办公用品、常规维修服务等）：对高频次、标准化的采购项目，每年通过公开招标从库内确定 1-3 家供应商签订框架协议，明确产品 / 服务单价、质保期、服务标准等，后续按需下达订单，订单执行情况纳入供应商履约档案。

第十条 服务年限与退出机制  

常备供应商的服务年限原则上为2年。服务期满前3个月，供应商可向采购部门提交《续期申请表》及近2年履约总结，资产处按照第七条审核流程重新评估。评估合格的，可续期1次（续期年限仍为2年）；续期后再次期满或评估不合格的，需重新参与准入审核。

供应商存在下列情形之一的，直接移出常备供应商库，且2年内不得申请准入：

1.年度评估连续 2 次不合格；

2.发生本条款第（二）款“严重违规”情形；

3.主动申请退出的（需提前 30 个工作日提交书面申请，待已签订合同履行完毕后办理退出手续）；

4.被吊销营业执照、专项资质，或因违法经营被追究刑事责任的。

第十一条 附则  

1.本办法未尽事宜，按照《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国招标投标法实施条例》及上海市、学校相关采购管理规定执行；

2.本办法由学校资产采购委员会负责解释及修订，修订需经校务委员会审议通过。

上海师范大学天华学院

资产采购委员会

2025 年 9 月 30 日